Invoice Processing System elnevezésű alkalmazásunk célja, hogy elősegítse a bejövő számlák feldolgozásának folyamatát olyan, elsősorban közép és nagyvállalati körben, ahol ezeknek a számláknak a kezelése beérkezéstől a kifizetésig több munkatárs meghatározott együttműködését igényli.

A bejövő számlák kezelése vállalatonként más és más lehet. Ugyanakkor minden vállalat hasonló munkafolyamatot használ, amelynek lépései a következők:

• Beérkezés, esetleges iktatás után a számla a pénzügyi osztályra kerül
• A pénzügyi osztály tagjai vagy maguk elvégzik a számla ellenőrzését, költséghelyekre, projektekre való szétosztását, vagy elküldik a számlát egy olyan munkatársnak a szervezeten belül, aki elvégzi a felosztást
• A felosztást végző munkatárs valamilyen módszerrel meghatározza, hogy kinek, kiknek a jóváhagyása szükséges a számla kifizetéséhez.
• A jóváhagyók egyenként jóváhagyják a számlát
• A számla visszaérkezik a pénzügyi osztályra, ott ellenőrzik az előző lépések helyességét, teljességét. Ha mindent rendben találtak, akkor kifizetik a számlát.

"Hagyományos" esetben, amikor ezt a folyamatot valamilyen, nem automatizált rendszerben, esetleg a fizikai számlákatat küldözgetve végzik el, sokféle probléma merülhet fel a folyamat során. Ezek közül néhány:

• Elvesznek a számlák
• Nem megfelelő munkatársak végzik a költséghelyi felosztást, esetleg a jóváhagyást
• Túlságosan hosszúra nyúlik a folyamat, határidőn túl kerül kifizetésre a számla

IPS megoldásunk akár a teljes folyamat automatizálásával megoldást kínál ezekre a problémákra. A rendszer segítségével a következő főbb előnyök érhetők el:

• A számlák beszkennelhetők, az egész folyamaton már csak a számlakép utazik.
• A számla egyes tulajdonságai alapján (pl. a fizetendő összeg nagysága, a vásárolt dolog jellege szerint) a rendszer automatikusan meghatározza, hogy kik lesznek a költséghelyi felosztó, kik lesznek a jóváhagyók.
• A folyamat résztvevői értesítéseket kapnak napi teendőikről, szükség esetén a feladatokat bizonyos idő elteltével továbbítani lehet más munkatársakhoz (eszkaláció)
• A jelentések segítségével naprakész információ nyerhető a fizetendő számlák összegéről, ütemezésről, a folyamatban részt vevő munkatársak munkájáról.

Az IPS megoldás a Helpcenter rendszerünk alapjain készült, "örökli" a Helpcenter rendszer összes előnyét. Ez biztosítja többek között, hogy a munkafolyamatok rugalmasan testreszabhatók legyenek a vállalatok különböző igényei szerint. 

 
 Keressen elérhetőségeinken, hogy az Ön igényei szerint testreszabott bemutatót tarthassunk Önnek!